一、資產(chǎn)負債表編制出現(xiàn)的差錯及原因分析

(一)利用資產(chǎn)負債表模板生成的報表，資產(chǎn)總計不等于負債及所有者權益總計

筆者在教學中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一些學生編制的資產(chǎn)負債表出現(xiàn)不平衡現(xiàn)象，經(jīng)過分析，造成報表不平衡的原因有以下幾種。

1、有些該結轉(zhuǎn)的賬戶未結轉(zhuǎn)

比如損益類賬戶未結轉(zhuǎn)到本年利潤，或者制造費用未轉(zhuǎn)到生產(chǎn)成本，那么損益類賬戶和制造費用賬戶的余額沒有出現(xiàn)在資產(chǎn)負債表的任何一個項目中，自然造成了不平衡的現(xiàn)象。例如，在資產(chǎn)負債表日，其他業(yè)務收入有貸方余額800000元尚未結轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶，假如沒有其他特殊情況，此時資產(chǎn)負債表的借方(即資產(chǎn)合計)一定比資產(chǎn)負債表貸方(即負債及所有者權益合計)多出800000元。總之，在生成資產(chǎn)負債表之前，一是要確保所有損益類賬戶余額已全部結轉(zhuǎn)至本年利潤賬戶并且任何一個損益類賬戶均無余額;二是所有總賬賬戶的余額都能填入資產(chǎn)負債表的某一對應項目中，只有這樣，生成的資產(chǎn)負債表才可能是平衡的。

2、科目編碼前后不一致

在電算化系統(tǒng)中科目編碼非常重要，而且是計算機系統(tǒng)認識有關科目的唯一標識，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進行處理時只認識編碼，比如我們在基礎設置中進行會計科目設置時長期待攤費用的編碼為1301，而在資產(chǎn)負債中長期待攤費用項目期末金額的單元公式為：QM(1901，月，001)，那多這個期末數(shù)取數(shù)就會錯誤。

3、報表中單元公式錯誤

在用友ERP-U850中，存貨項目的單元公式中沒有“材料成本差異”這個賬戶，如果該單位是采用計劃成本法來核算的，且“材料成本差異”又存在期初或期末余額的，那么存貨項目的取數(shù)也會有錯誤;再比如如果未將生產(chǎn)成本賬戶包括在資產(chǎn)負債表中的存貨中，當存在期末在產(chǎn)品時，也會使得報表的存貨余額小于其實際余額，從而有可能造成資產(chǎn)負債表不平衡。

(二)應收賬款項目、預收賬款項目、應付賬款項目、預付賬款項目的單元公式定義不十分準確

按照有關企業(yè)會計制度規(guī)定，預收賬款業(yè)務很少的企業(yè)，可以不設置“預收賬款”科目，發(fā)生的預收賬款，通過“應收賬款”的貸方來反映。但在編制資產(chǎn)負債表的時候，必須把應收賬款和預收賬款分別反映。即應收賬款項目反映應收賬款相關明細科目的借方余額，預收賬款項目反映應收賬款相關明細科目的貸方余額。而在用友UFO報表中應收款項項目的單元公式是：

QM(1131，月，年)-QM(1141，月，年)

也就是沒有考慮預收賬款賬戶的余額情況。預收款項項目的單元公式是：

QM(2131，月，年)

也就是沒有考慮應收賬的明細賬余額情況，這顯然跟企業(yè)會計準則的規(guī)定有比較大的差距。

這個單元公式正確的定義方法為：(1)不設置預收賬款科目的，而且應收賬款科目設置明細科目的;(2)不設置預收賬款科目的，而且應收賬款科目設置為客戶往來輔助核算。如果應收賬款科目沒有采用設置明細科目的形式，而是設置了客戶往來輔助核算，那么就要取期末余額為借方的客戶的匯總數(shù)作為應收賬款的數(shù)據(jù);(3)既設置“應收賬款”又設置“預收賬款”科目。如果企業(yè)同時開設“應收賬款”科目和“預收賬款”科目，則編制資產(chǎn)負債表時，應收賬款應根據(jù)“應收賬款”、“預收賬款”科目的所屬明細科目的期末借方余額計算填列，預收賬款應根據(jù)“應收賬款”、“預收賬款”科目的所屬明細科目的期末貸方余額計算填列。同樣的道理，應付賬款和預付賬款的公式也可以用這種原則來編制。

(三)未分配利潤項目的單元公式有待完善

以用友ERP-U850為例，在資產(chǎn)負債表中“未分配利潤”項目期末數(shù)的公式為：

QM(“3131”，月，年，)+QM(“314115”，月，年，)

在實際操作中，如果本單位是采用表結法的，那么在非年末時“未分配利潤”項目的取數(shù)結果為“本年利潤”賬戶的余額及年初的未分配利潤之和，在12月年末時，由于已經(jīng)將“本年利潤”賬戶余額轉(zhuǎn)入“利潤分配—未分配利潤”賬戶，那么根據(jù)這個公式，12月份的期末數(shù)就取自于QM(“314115”，月，年，)，可是在賬結法下，平時不將損益類賬戶轉(zhuǎn)入“本年利潤”的，也就是說“本年利潤”的余額平時為零的，這個公式顯然不能滿足實際需要。另外，“未分配利潤”期末數(shù)包括以前年度留存的利潤或未彌補的虧損，以及本年形成的還未分配的利潤，我們無法從報表中獲得本年形成的累計利潤數(shù)和上年留存利潤數(shù)。

所以筆者建議，在“未分配利潤”項目下面增加“本年利潤”明細項目，按照本年利潤余額填列，用來反映本年度所形成的還未分配的利潤，再增加一個“年終分配后的利潤”項目，用來反映通過年終分配還剩余多少未分配利潤。

二、利潤表編制出現(xiàn)的差錯及原因分析

以“財務費用”項目為例，用友UFO報表中將其取數(shù)公式設置為：FS(5503，月，“借”，年)，按照這種方式設置，只有“財務費用”科目發(fā)生額全部為借方發(fā)生額時，才能保證利潤表中“財務費用”項目的數(shù)據(jù)是正確的，當出現(xiàn)貸方發(fā)生額時，按上述公式取數(shù)的結果將是錯誤的。以票據(jù)貼現(xiàn)為例，當票據(jù)本身的利息大于票據(jù)的貼現(xiàn)息時，會計分錄為：

借：銀行存款11000

貸：應收票據(jù)10000

財務費用1000

按公式FS(5503，月，“借”，年)取數(shù)編制利潤表時，“財務費用”項目的數(shù)值將比實際數(shù)多1000元。不僅“財務費用”項目存在這種問題，事實上，利潤表中的其他項目也存在與“財務費用”項目相類似的現(xiàn)象。比如“管理費用”、“銷售費用”等。在教學過程中，有同學將“銷售費用”科目的性質(zhì)不小心設置成了“收入”性質(zhì)，那么在月末結轉(zhuǎn)損益時“銷售費用”就從借方從紅字轉(zhuǎn)出了，那么“銷售費用”的借方發(fā)生額就為零也就不能生成利潤表數(shù)據(jù)了。出現(xiàn)上述這些情況如何來解決呢?

(一)按相關科目的本期發(fā)生額進行取數(shù)，但損益類科目本期均按正方向進行結轉(zhuǎn)

出現(xiàn)一些特殊的沖減業(yè)務需要進行反方向編制分錄時，就采用紅字沖銷憑證的方法來處理，仍以上述票據(jù)貼現(xiàn)為例，按紅字沖銷方式編制記賬憑證時，會計分錄編制為：

借：應收票據(jù)-10000

財務費用-1000

貸：銀行存款-11000

這樣雖然解決了利潤表編制的問題，但與現(xiàn)行會計制度規(guī)定存在一定的偏差，還是有些不符合會計制度要求。

(二)按相關科目的本期發(fā)生凈額進行取數(shù)，但必須在期末結轉(zhuǎn)前完成利潤表的編制

對于收入類科目，凈額是貸方發(fā)生額減去借方發(fā)生額，費用類科目的凈額則為借方發(fā)生額減去貸方發(fā)生額。利潤表“本月數(shù)”各項目根據(jù)相關會計科目的借貸方凈發(fā)生額分析填列，仍以“財務費用”項目為例，取數(shù)公式定義為：

JE(“5503”，月，)或

FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)

該公式從會計制度的角度理解沒在什么錯誤，但從計算機數(shù)據(jù)處理的角度出發(fā)，還是存在一定的缺陷。按會計制度規(guī)定，“財務費用”的本期發(fā)生額要于期末結轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶，期末結轉(zhuǎn)業(yè)務在計算機系統(tǒng)中，也被看作是發(fā)生額。當企業(yè)完成期末結轉(zhuǎn)后，按上述所定義的凈發(fā)生額取數(shù)，“財務費用”項目的數(shù)據(jù)將是0，這顯然與實際情況不符。所以按凈發(fā)生額取數(shù)，則必須保證在期末結轉(zhuǎn)前完成利潤表的編制，才能保證其正確性。

(三)按相關科目的本期凈發(fā)生額和本期凈結轉(zhuǎn)額兩部分來進行取數(shù)

筆者在總結經(jīng)驗后對取數(shù)公式進行了修改，仍以“財務費用”項目為例，其取數(shù)公式可以設置為：

JE(“5503”，月，)+DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，) 或

FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)+DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)

通過上述公式取數(shù)時，若未進行期末結轉(zhuǎn)，則“財務費用”項目的數(shù)據(jù)只由“財務費用”的凈發(fā)生額構成，即由JE(“5503”，月，)或FS(“5503”，月，“借”，)-FS(“5503”，月，“貸”，)生成;若已全部完成期末結轉(zhuǎn)，則“財務費用”項目的數(shù)據(jù)只由“財務費用”的結轉(zhuǎn)凈額構成，DFS(“5503”，“3131”，月，貸，)-DFS(“5503”，“3131”，月，借，)來生成;若存在部分結轉(zhuǎn)時，“財務費用”項目的數(shù)據(jù)將由“財務費用”科目凈發(fā)生額和“財務費用”科目凈結轉(zhuǎn)額兩部分構成。

按照這種方式編制利潤表，不需要考慮報表編制時間的限制，也不必考慮損益類科目如何入賬、抵減事項如何處理的問題，只要確保各損益類科目已經(jīng)確認入賬，就都可以體現(xiàn)在利潤表的相關項目中，也就不會影響利潤表編制的正確性。